En el marco de las investigaciones y proyectos desarrollados por la firma Táctica & Estrategia en Colombia, y de los múltiples diálogos y conversaciones sostenidos con presidentes de empresas y directores de comunicación, se lograron identificar 30 retos que un Presidente, Gerente o CEO de una organización debe asumir para que la comunicación interna en su empresa sea eficaz.

Aun cuando no siempre es fácil convencer a un directivo acerca de la importancia que tiene para la empresa la comunicación interna o de cambiar los paradigmas que la ubican como una herramienta para transmitir órdenes y esencialmente vertical descendente, es importante pensar que hay cosas que pueden ser fortalecidas, y una de ellas es el compromiso gerencial frente al proceso. Inicialmente contaremos las diez ideas que el CEO debe saber sobre la comunicación interna, todas ellos con un impacto directo o indirecto en la productividad de la organización.

Escucha la entrevista en el Podcast DIRCOM (qué es un podcast) donde Germán Caicedo Prado explica todo lo que hay que saber en esta primer entrega:

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1.    Para qué sirve la comunicación interna: Conceptos como motivación, pertenencia, productividad, afiliación, integración, toma de decisiones, trabajo en equipo, participación, le ayudarán a explicar cuáles son los beneficios de gestionar la CI.

2.    Para qué sirve una oficina encargada de la comunicación interna: Como soporte al despliegue de la comunicación, dejando en claro que nada funcionará si no hay un respaldo directivo con voz y presencia en la gestión comunicacional interna. Aclare que la oficina no es un productor de medios, sino un respaldo estratégico para gestionar, en el nivel interno, la reputación, la identidad y la cultura de la organización.

3.    La comunicación interna genera valor agregado: Cuando la comunicación está alineada a la estrategia corporativa y se mueve en función de los grupos de interés allí identificados, de los retos y metas allí establecidos, de las necesidades identificadas por la propia organización. Ese valor agregado, como se explicó en el numeral anterior, será más fuerte cuando se advierta que en la comunicación se tiene un soporte para fortalecer la reputación, relevar la identidad, apropiar la cultura, gestionar el conocimiento, enfrentar las potenciales crisis, incentivar la calidad.

4.    La comunicación interna debe planificarse: Por supuesto. Es claro que la comunicación existe sin un departamento y sin un plan. Pero la importancia del comunicador es que entiende el proceso y tiene los soportes para determinar de qué manera se le puede dinamizar estratégicamente. Muchos directivos piensan que algo tan sencillo no requiere un plan: se hace comunicación al andar.

5.    La organización requiere una cultura comunicativa: Que no es otra cosa que un escenario en el que todos se sientan responsables de la comunicación interna. Tenga por seguro que algo falla cuando todos esperan que las dificultades de CI las resuelva usted de manera aislada sin compromiso o colaboración de los demás. Este escenario propicia además el intercambio de información, la colaboración, la libre expresión en un marco de respeto, entre otros aspectos.

6.    El comunicador debe estar en la coalición dominante: Algo falla si el responsable de la comunicación interna no tiene un asiento en los espacios en los que la organización toma sus principales decisiones, incluyendo las que tienen que ver con la gestión del talento humano. El Dircom debe ocupar un espacio con voz (y pudiera ser con voto), de modo tal que la cúpula escuche los análisis que él haga desde su óptica comunicativa, en torno a los hechos que ocurren al interior de la organización.

7.    Se requiere retroalimentación: Un paradigma que debe ser roto es aquel que determina que los directivos prefieren la comunicación unidireccional, vertical y descendente, con sus empleados. Lo demás lo hacen con su equipo de colaboradores inmediatos. Craso error y hay cien ejemplos que le permitirán a usted respaldar la necesidad de que en la organización existan espacios bidireccionales que permitan la retroalimentación permanente.

8.    Se requiere comunicación interpersonal: En grandes compañías la posibilidad de mediatizar la comunicación interna crece. Insista y persista en que el medio más efectivo, siempre, será el contacto directo entre directivos y empleados, siempre que por supuesto, estos espacios se caractericen por el respeto y la apertura. Pero el diálogo, la mirada a los ojos, la sonrisa o el gesto, pueden contribuir a lograr cosas que no pueden alcanzarse a través de un boletín o un correo electrónico.

9.    Pero también medios oficiales: Eso sí, no obstante la recomendación anterior, no deje de lado la idea de que toda organización requiere hacer visibles y tangibles los espacios de interacción. Las palabras tienen un efecto, pero se las puede llevar el viento, y la mejor manera de asegurar que perduren, es gestionando y posicionando con el rigor que se requiere, una plataforma de medios internos que de soporte a la estrategia que la empresa tiene hacia sus empleados.

10. La comunicación interna debe evaluarse: ¡Ah!. Y no olvide medir su desempeño, mediante indicadores que ayuden a determinar la eficiencia y eficacia del proceso.

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Puedes escuchar otra entrevista a Germán Caicedo Prado sobre: "Los diez mandamientos secretos de Comunicación del Gobernante" (Audio).

También dejamos un artículo de su autoría titulado: Vistazo preliminar a la interacción entre las áreas de comunicación y recursos humanos